Il sollecito è il processo di comunicazione metodica con i clienti al fine di garantire l’incasso dei crediti. Le leggi di ciascun paese regolano la forma e i costi ammessi nel processo di sollecito. Nell’applicazione avete la possibilità di creare la vostra configurazione di sollecito e le condizioni che definiscono come debba svolgersi il processo di sollecito e di recupero crediti, comprese le spese.
I solleciti sono disponibili solo per determinati tipi di pagamento e quindi per determinati connettori. Il processo di sollecito ha senso solo per i pagamenti che non sono garantiti da un’altra parte.
Potete vedere se il sollecito è disponibile per un connettore quando siete in grado di attivarlo nella configurazione del connettore.
Le sezioni seguenti vi mostrano come i solleciti possono essere attivati e configurati per i vostri flussi.
Come descritto sopra, i solleciti sono disponibili solo se il vostro processore e il vostro tipo di pagamento li supportano. In tal caso, vedrete un’opzione per attivare i solleciti per il vostro processore all’interno della configurazione del connettore. Per iniziare a configurare un flusso di sollecito, attivate i solleciti nelle vostre funzionalità sotto il menu Space.
Figure 1. Attivate la funzionalità di sollecito nella vostra configurazione del connettore.
Affinché il sollecito funzioni e crei casi di sollecito, dovete configurare almeno un flusso di sollecito adeguato. Un flusso di sollecito è composto da un tipo e da livelli di flusso di sollecito che definiscono le scadenze per ciascun livello e come il vostro cliente debba essere sollecitato, compresi i costi per ciascun livello.
Quando create un flusso, vi verrà chiesto di selezionare un tipo. Potete scegliere tra un tipo generico e un tipo specifico per paese. Il tipo specifico per paese verrà applicato solo se l’indirizzo di fatturazione del cliente proviene da quel paese. Nel caso in cui scegliate un tipo specifico per paese, avrete solo alcune opzioni rimanenti da configurare. Il resto viene aggiornato automaticamente in conformità con la legge del paese selezionato. Se il vostro paese non è presente in tale elenco, dovreste scegliere l’opzione generica.
All’interno della configurazione del livello di flusso potete specificare un nome e un tasso di interesse predefinito per i rapporti B2B e B2C. In base alla vostra giurisdizione, dovete scoprire quali sono i tassi massimi consentiti. Il tasso di interesse predefinito viene calcolato a partire dal giorno in cui il pagamento è dovuto. Una volta salvato il flusso, potete iniziare a creare i livelli di flusso.
Un flusso di sollecito deve avere almeno un livello di flusso assegnato. Se create un livello di flusso di sollecito, dovete selezionare come una fattura scaduta nel rispettivo flusso di sollecito verrà elaborata a ciascun livello:
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Elaborazione manuale: Nell’elaborazione manuale non viene fatto nulla se non la creazione di un caso di sollecito.
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Invio tramite e-mail: Se scegliete l’elaborazione tramite e-mail, inviamo un’e-mail di promemoria basata sul modello specificato.
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Invio alla stampante: Se scegliete di inviarlo alla stampante, viene generato e stampato un documento di sollecito, a condizione che il vostro space disponga di una configurazione di stampante valida per uno dei servizi di stampa cloud che supportiamo.
A seconda del tipo di processore che selezionate, avrete diverse opzioni da configurare nel flusso di configurazione. Per tutti i processori dovrete impostare almeno le seguenti opzioni:
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Nome della configurazione
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Priorità: Viene utilizzata per ordinare i diversi livelli. Assicuratevi di utilizzare ogni priorità una sola volta.
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Periodo: Definisce per quanto tempo durerà il periodo di pagamento di questo livello di flusso, a meno che non venga selezionato il livello successivo per elaborare il caso.
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Spese B2C e B2B
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Modello per il promemoria. Per modificarlo, dovrete prima creare un modello di documento nel vostro space Space > Modelli di documento.
Le condizioni di sollecito possono essere applicate a determinate proprietà della transazione al fine di selezionare il flusso di sollecito corretto. Ciò vi consente di creare flussi che vengono applicati solo a partire da un determinato importo di transazione o per determinati indirizzi di fatturazione.
Scoprite come un caso di sollecito può essere gestito e come potete vedere tutte le fatture di una transazione.
Ogni volta che una fattura diventa scaduta, viene creato un caso di sollecito. Potete vedere lo stato e gestire i diversi casi nel vostro menu dei casi di sollecito Space > Pagamento > Casi di sollecito.
Potete aprire i casi e annullarli nel caso in cui non desideriate più sollecitare il cliente.
Figure 2. Panoramica dei casi di sollecito
Una volta creato un caso di sollecito, sostituiamo la fattura iniziale della transazione e aggiungiamo le spese e l’interesse predefinito alla fattura. Potete vedere tutte le fatture di una transazione aprendo la transazione e passando alla scheda delle fatture.
Figure 3. Visualizzare le fatture
Una volta configurati i flussi di sollecito e i livelli di flusso e attivata la funzionalità di sollecito, siete pronti per iniziare. Il sollecito delle fatture verrà d’ora in poi gestito automaticamente. Ogni volta che una fattura diventa scaduta, viene creato un caso di sollecito. Il caso viene elaborato in base alle vostre configurazioni di livello. Se viene raggiunta la fine del flusso di sollecito e la fattura è ancora aperta, il caso viene chiuso e la transazione viene decontabilizzata per ulteriori processi di recupero crediti tramite fornitori terzi, oppure può essere definitivamente stralciata nella vostra contabilità.
Figure 4. Panoramica del processo di sollecito.
Il caso di sollecito viene contrassegnato come riuscito una volta che l’importo è pagato e viene creata una ricevuta di transazione per una transazione. La ricevuta di transazione può essere creata automaticamente se utilizzate un processo specifico per paese come il pagamento ISR in Svizzera. Se verificate manualmente i pagamenti dei vostri clienti, dovrete aprire la transazione e passare alla scheda ricevuta di pagamento per creare una ricevuta di pagamento per questa fattura. Fate clic su ricevuta di pagamento e specificate l’importo pagato.
Figure 5. Creare una ricevuta di pagamento manuale per la transazione.
Dopo che l’importo è stato interamente pagato, la fattura passa allo stato pagato e il caso viene contrassegnato come riuscito.
Se la fattura non viene pagata dopo che tutti i flussi del caso sono stati elaborati, lo stato della fattura passa a decontabilizzato. La fattura è ora stralciata e deve essere elaborata tramite fornitori terzi di recupero crediti, oppure create autonomamente e manualmente un caso legale.
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Note
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Se non avete configurato una configurazione di flusso di sollecito o un livello di flusso di sollecito adeguato, anche la fattura passa direttamente allo stato decontabilizzato nel caso in cui il sollecito sia attivato. |