Das Mahnwesen ist der Prozess der methodischen Kommunikation mit Kunden, um den Einzug offener Forderungen sicherzustellen. Die Gesetze der einzelnen Länder regeln die Form und die zulässigen Kosten im Mahnprozess. In der Anwendung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mahnkonfiguration und Bedingungen zu erstellen, die festlegen, wie der Mahn- und Inkasso- prozess einschliesslich Gebühren ablaufen soll.
Das Mahnwesen ist nur für bestimmte Zahlarten und daher bestimmte Connectors verfügbar. Der Mahnprozess ist nur für Zahlungen sinnvoll, die nicht von einer anderen Partei garantiert werden.
Sie erkennen, ob das Mahnwesen für einen Connector verfügbar ist, wenn Sie es in der Connector-Konfiguration aktivieren können.
Die folgenden Abschnitte zeigen Ihnen, wie das Mahnwesen für Ihre Flows aktiviert und konfiguriert werden kann.
Wie oben beschrieben, ist das Mahnwesen nur verfügbar, wenn Ihr Prozessor und Ihre Zahlart es unterstützen. Ist dies der Fall, sehen Sie in der Connector-Konfiguration eine Option, um das Mahnwesen für Ihren Prozessor zu aktivieren. Um mit der Konfiguration eines Mahn-Flows zu beginnen, aktivieren Sie das Mahnwesen in Ihren Features unter dem Menü Space.
Figure 1. Aktivieren Sie die Mahnfunktion in Ihrer Connector-Konfiguration.
Damit das Mahnwesen funktioniert und Mahnfälle erstellt, müssen Sie mindestens einen passenden Mahn-Flow konfigurieren. Ein Mahn-Flow besteht aus einem Typ und Mahn-Flow-Stufen, die die Fristen für jede Stufe festlegen und wie Ihr Kunde gemahnt werden soll, einschliesslich der Kosten für jede Stufe.
Wenn Sie einen Flow erstellen, werden Sie aufgefordert, einen Typ auszuwählen. Sie können zwischen einem generischen Typ und einem länderspezifischen Typ wählen. Der länderspezifische Typ wird nur angewendet, wenn die Rechnungsadresse des Kunden aus diesem Land stammt. Wenn Sie einen länderspezifischen Typ wählen, haben Sie nur einige verbleibende Optionen zu konfigurieren. Der Rest wird automatisch gemäss dem Recht des ausgewählten Landes aktualisiert. Wenn Ihr Land nicht in dieser Liste enthalten ist, sollten Sie die generische Option wählen.
In der Konfiguration der Flow-Stufe können Sie einen Namen und einen Standard- zinssatz für B2B- und B2C-Beziehungen festlegen. Je nach Ihrer Rechtsordnung müssen Sie herausfinden, welche Höchstsätze zulässig sind. Der Standardzinssatz wird ab dem Tag berechnet, an dem die Zahlung fällig ist. Sobald der Flow gespeichert ist, können Sie mit der Erstellung von Flow-Stufen beginnen.
Ein Mahn-Flow muss mindestens eine zugewiesene Flow-Stufe haben. Wenn Sie eine Mahn-Flow-Stufe erstellen, müssen Sie auswählen, wie eine fällige Rechnung im jeweiligen Mahn-Flow auf jeder Stufe verarbeitet wird:
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Manuelle Verarbeitung: Bei der manuellen Verarbeitung wird ausser der Erstellung eines Mahnfalls nichts unternommen.
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Versand per E-Mail: Wenn Sie sich für die Verarbeitung per E-Mail entscheiden, versenden wir eine Erinnerungs-E-Mail auf Basis der angegebenen Vorlage.
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Versand an Drucker: Wenn Sie sich für den Versand an den Drucker entscheiden, wird ein Mahndokument erzeugt und ausgedruckt, sofern Ihr Space über eine gültige Druckerkonfiguration für einen der von uns unterstützten Cloud-Druckdienste verfügt.
Je nachdem, welchen Prozessortyp Sie auswählen, haben Sie im Konfigurations-Flow unterschiedliche Optionen zu konfigurieren. Für alle Prozessoren müssen Sie mindestens die folgenden Optionen festlegen:
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Konfigurationsname
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Priorität: Diese wird verwendet, um die verschiedenen Stufen zu sortieren. Stellen Sie sicher, dass Sie jede Priorität nur einmal verwenden.
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Zeitraum: Dieser legt fest, wie lange die Zahlungsfrist dieser Flow-Stufe ist, sofern nicht die nächste Stufe zur Verarbeitung des Falls ausgewählt wird.
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B2C- und B2B-Gebühren
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Vorlage für die Erinnerung. Um diese zu ändern, müssen Sie zuerst eine Dokumentvorlage in Ihrem Space erstellen Space > Dokumentvorlagen.
Die Mahnbedingungen können auf bestimmte Eigenschaften der Transaktion angewendet werden, um den korrekten Mahn-Flow auszuwählen. Dies ermöglicht es Ihnen, Flows zu erstellen, die nur ab einem bestimmten Transaktionsbetrag oder für bestimmte Rechnungsadressen angewendet werden.
Erfahren Sie, wie Mahnfälle verwaltet werden können und wie Sie alle Rechnungen zu einer Transaktion einsehen können.
Sobald eine Rechnung überfällig wird, wird ein Mahnfall erstellt. Sie können den Zustand einsehen und die verschiedenen Fälle in Ihrem Mahnfall-Menü verwalten Space > Zahlung > Mahnfälle.
Sie können die Fälle öffnen und stornieren, falls Sie den Kunden nicht länger mahnen möchten.
Figure 2. Übersicht über die Mahnfälle
Sobald ein Mahnfall erstellt wird, ersetzen wir die ursprüngliche Rechnung der Transaktion und fügen der Rechnung die Gebühren und den Standardzins hinzu. Sie können alle Rechnungen einer Transaktion einsehen, indem Sie die Transaktion öffnen und zum Rechnungs-Tab wechseln.
Figure 3. Rechnungen anzeigen
Sobald Sie die Mahn-Flows und Flow-Stufen eingerichtet und die Mahnfunktion aktiviert haben, sind Sie startbereit. Die Mahnung der Rechnungen wird ab jetzt automatisch übernommen. Sobald eine Rechnung überfällig wird, wird ein Mahnfall erstellt. Der Fall wird gemäss Ihren Stufenkonfigurationen verarbeitet. Wenn das Ende des Mahn-Flows erreicht ist und die Rechnung immer noch offen ist, wird der Fall geschlossen und die Transaktion für weitere Inkassoprozesse über Drittanbieter ausgebucht, oder sie kann in Ihrer Buchhaltung endgültig abgeschrieben werden.
Figure 4. Übersicht über den Mahnprozess.
Der Mahnfall wird als erfolgreich markiert, sobald der Betrag bezahlt ist und ein Zahlungsbeleg für eine Transaktion erstellt wurde. Der Zahlungsbeleg kann automatisch erstellt werden, wenn Sie einen länderspezifischen Prozess wie die ISR-Zahlung in der Schweiz verwenden. Wenn Sie die Zahlungen Ihrer Kunden manuell prüfen, müssen Sie die Transaktion öffnen und zum Tab Zahlungsbeleg wechseln, um einen Zahlungsbeleg für diese Rechnung zu erstellen. Klicken Sie auf Zahlungsbeleg und geben Sie den bezahlten Betrag an.
Figure 5. Erstellen Sie einen manuellen Zahlungsbeleg für die Transaktion.
Nachdem der Betrag vollständig bezahlt ist, wechselt die Rechnung in den Zustand bezahlt und der Fall wird als erfolgreich markiert.
Wenn die Rechnung nach der Verarbeitung aller Flows des Falls nicht bezahlt ist, wechselt der Zustand der Rechnung zu ausgebucht. Die Rechnung ist nun abgeschrieben und muss über Inkasso-Drittanbieter verarbeitet werden, oder Sie erstellen selbst manuell einen Rechtsfall.
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Note
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Wenn Sie keine geeignete Mahn-Flow-Konfiguration oder Mahn-Flow-Stufe eingerichtet haben, geht die Rechnung ebenfalls direkt in den ausgebuchten Zustand über, sofern das Mahnwesen aktiviert ist. |